Trao đổi về việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với kế toán thuế trong các doanh nghiệp ở Việt Nam

Th.s Trương Đức Định – Phó trưởng khoa Kế Toán ĐH Lao Động Xã Hội,

Th.s Đỗ Đức Tài - Khoa Kế Toán ĐH Lao Động Xã Hội

  Kế toán thuế là một trong những phần hành kế toán được doanh nghiệp quan tâm nhất và đánh giá cao, nó cũng có quy trình chung giống phần hành kế toán khác đó là: Chứng từ, tính giá, tài khoản và tổng hợp cân đối kế toán, tuy nhiên nó còn có quy trình đặc biệt. Năm 2014, là năm mà Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành rất nhiều chính sách thuế mới để siết chặt cũng như cải cách công tác quản lý thuế ở các loại hình doanh nghiệp đồng thời đẩy mạnh công tác thanh kiểm tra các sắc thuế rất quyết liệt trong đó nổi bật nhất là 3 sắc thuế lớn như: Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Bên cạnh đó, kế toán thuế tại nhiều doanh nghiệp còn chịu nhiều sức ép từ chính bản thân mình, từ đội ngũ lãnh đạo, từ các phòng ban khác… do đó, kế toán thuế tại doanh nghiệp còn mắc phải những sai sót khi đó doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền, còn kế toán có khi phải chuyển việc…. Bài viết sau đây đề cập đến một số nội dung nhằm chuẩn hóa chứng từ kế toán thuế (hóa đơn GTGT, thủ tục về hóa đơn). Bài viết được trình bày dưới dạng các câu hỏi tình huống để trao đổi nhằm giúp kế toán thuế tại một số doanh nghiệp có được thêm kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao.

  Doanh nghiệp A kinh doanh bia, có khoản khuyến mại cho khách hàng bằng sản phẩm thì kế toán tại doanh nghiệp A lập hóa đơn như thế nào?

Trao đổi:

Nếu doanh nghiệp xuất khuyến mại cho khách hàng bằng sản phẩm của chính doanh nghiệp A thì phải lập hóa đơn như sau:

 Nếu chính sách khuyến mại đó có đăng ký với Sở Công thương theo qui định của pháp luật thương mại (NĐ 37/2006/NĐ-CP ngày 4/4/2006 của CP và TT 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 6/7/2007 của Liên Bộ Tài chính và Bộ Thương mại) thì khi lập hóa đơn xuất hàng khuyến mại không phải ghi vào cột đơn giá, thành tiền, dòng thuế suất, dòng tiền thuế GTGT bỏ trống hay gạch chéo.

 Nếu không thực hiện đúng qui định nêu trên thì khi xuất khuyến mại phải lập hóa đơn có thuế GTGT (tính theo giá bán trên thị trường theo điểm b mục 2.4 phụ lục 4 TT 39/2014/TT-BTC và khoản 4 điều 7 TT 219/2013/TT-BTC).

  Đặc biệt, nếu doanh nghiệp A sản xuất bia thì khi xuất khuyến mại dù đúng với pháp luật thương mại cũng phải tính đủ thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) vì bia là sản phẩm chịu thuế TTĐB còn nếu doanh nghệp A kinh doanh thương mại về bia thì sẽ không phải chịu thuế TTĐB.

 Tại công ty B có thông tin như sau: Khi xuất hóa đơn cho khách hàng, nhân viên xuất hóa đơn viết sai số tiền thuế nên đã sửa hóa đơn, sau đó gửi hóa đơn cho khách hàng nhưng khách hàng không nhận, lý do thông tin trên hóa đơn bị sửa chữa không rõ ràng nhưng công ty B đã hết hóa đơn vào tháng 12/2014. Tháng 12/2014, công ty B vẫn khai thuế hóa đơn vừa rồi bình thường. Khách hàng chưa nhận hóa đơn và đòi thay thế bằng một hóa đơn khác xuất trong tháng 1/2015. Trường hợp này xử lý như thế nào?

* Trao đổi:

  Về nguyên tắc, hóa đơn tẩy sửa là vi phạm điều cấm của luật kế toán, pháp luật hóa đơn nên hóa đơn (chứng từ kế toán) này không có giá trị trong việc thanh quyết toán (doanh nghiệp mua mà nhận hóa đơn sai này còn bị phạt 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng theo điều 11 TT 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 (hóa đơn bất hợp pháp) và bên mua cũng bị loại thuế GTGT đầu vào và loại chi phí.

Vì là hóa đơn sai, nên phải áp dụng khoản 2 điều 20 TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/01/2014 của BTC để làm thủ tục hủy hóa đơn, thu hồi lại hóa đơn sai và lập hóa đơn mới cho khách hàng.

Khi kê thuế thì hóa đơn tháng 12/2014 sai đó đã kê thuế là được rồi vì hàng đã giao ở tháng 12 nhưng vì hóa đơn sai nên phải thu hồi, hủy, lập lại hóa đơn mới gửi cho khách hàng nhưng khi kê thuế ở tháng 1/2015 không phải kê ở BK 01-2/GTGT nữa do phần mềm mới 3.3.0 cập nhật theo TT 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của BTC bỏ 2 bảng kê 01 và 02 rồi do đó lưu chứng từ lại để sau này trả lời các đoàn thanh kiểm tra (hóa đơn lập sau này không phải là hóa đơn kê doanh thu, thuế GTGT đầu ra mà hóa đơn này chỉ là hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai trước thôi. Công ty cần trao đổi thêm với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể.

  Đầu tháng 11/2014, công ty C đã mua đủ khuôn đầu vào một model (1 bộ khuôn dập có nhiều khuôn của nhiều công đoạn khác nhau). Ngày 19/11, công ty có một đơn đặt hàng bán bộ khuôn này cho khách hàng, đơn hàng ghi rõ điều kiện thanh toán như sau: 30% sau khi xác nhận PO (purchase order - đơn hàng), 70% sau khi nhận và nghiệm thu. Kế toán tại công ty C đang phân vân về việc xuất hóa đơn: Xuất hóa đơn 30% sau khi có PO hay là chỉ xuất 1 hóa đơn 100% sau khi có biên bản bàn giao, nghiệm thu của 2 bên cho bộ khuôn này?

Trao đổi:

Theo  Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền....Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

   Căn cứ pháp lý nêu trên, trường hợp của công ty C khi có PO (đơn hàng) mới chỉ là giao ước giao kèo ... hàng hóa chưa giao cho bên mua (Nghiệp vụ kinh tế chưa phát sinh) chính vì thế khi bên mua thanh toán 30% bạn chỉ được ghi nhận vào bên có TK 131 và coi đó là khoản tiền khách hàng ứng trước (đặt cọc) tiền hàng. Khi có giao nhận nghiệm thu lúc đó nghiệp vụ kinh tế mới được thực hiện và bên bạn mới được xuất hóa đơn đầu ra để kê khai, nộp thuế theo qui định pháp luật.

 Công ty D thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, thực hiện dịch vụ mầm non (đào tạo), do phụ huynh không có nhu cầu nhận hóa đơn GTGT nên kế toán công ty không xuất hóa đơn từng người mà lên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, cuối tháng xuất 01 hóa đơn để khai thuế, như vậy có đúng không?

* Trao đổi:

- Theo Khổ 3, Điểm b, Khoản 2, Điều 16 Lập hoá đơn của TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 qui định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

- Theo Theo Khổ 2, Điểm a,  Khoản 2, Điều 16 Lập hoá đơn của TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 :

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

 Căn cứ vào các cơ sở pháp lý nêu trên thì công ty D thu tiền của phụ huynh học sinh thì mỗi phụ huynh sẽ là người giám hộ cho con của mình nộp học phí và công ty phải lập hóa đơn GTGT cho mỗi người (không được lập thành danh sách một lớp rồi xuất hóa đơn theo lớp).

Nếu phụ huynh học sinh không lấy hóa đơn thì ghi rõ vào chỉ tiêu: "Người mua hàng" là: Người mua không lấy hóa đơn và lấy hóa đơn đó để kê khai thuế theo qui định pháp luật.

Trường hợp công ty có văn bản xin ý kiến của cơ quan thuế quản lý là xuất hóa đơn theo Bảng kê chi tiết phụ huynh của 1 lớp thay vì xuất hóa đơn cho từng phụ huynh mà có văn bản của cơ quan thuế cho phép thì công ty D mới được chấp nhận xuất hóa đơn một lần.

 Kế toán tại công ty E đang gặp một số khó khăn về thủ tục hồ sơ thanh toán liên quan đến thanh toán công tác phí, khách sạn, ăn uống, tiếp khách? Căn cứ vào đâu để thanh toán? Cách viết trên hóa đơn như thế nào để không bị xuất toán? 

Trao đổi:

 Theo khoản 1, điều 9 nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 và điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 quy định 1 khoản chi được tính vào chi phí được trừ như sau:

- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Khoản chi không thuộc 1 trong 37 khoản chi không được trừ được qui định từ mục 2.1 đến 2.37 khoản 2 điều 6 TT 78/2014/TT-BTC.

 Theo khoản 3, điều 1, TT 97/2010/TT-BTC ngày 06/07/2010 Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

"3. Các điều kiện để được thanh toán công tác phí:

- Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

- Được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác; hoặc có giấy mời của các cơ quan tiến hành tố tụng ra làm nhân chứng trong các vụ án có liên quan đến công việc chuyên môn;

- Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Thông tư này (trừ các trường hợp được phép thanh toán theo phương thức khoán)."

 Như vậy, Công ty E cần ban hành Quy chế quản lý chi tiêu nội bộ về Công tác phí, chính sách chi tiếp khách của công ty, ....rồi hàng tháng căn cứ vào quy chế, chính sách đó để quản lý và tập hợp hóa đơn, chứng từ để thanh toán và quyết toán.

* Thủ tục hồ sơ làm thanh toán như sau:

- Công tác phí, ăn uống (phụ cấp lưu trú): Tờ trình về kế hoạch công tác đã được Lãnh đạo công ty phê duyệt và cử đi công tác, giấy đi đường có đóng dấu của Công ty cử đi công tác và ký xác nhận đóng dấu ngày đến, ngày đi của cơ quan nơi cán bộ đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi cứ trú).

- Phưong tiện đi công tác: Vé, hoá đơn mua vé (nếu có), hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. 

- Thuê khách sạn, phòng nghỉ tại nơi đến công tác: Hoá đơn, chứng từ hợp pháp.

Mức giá thuê phòng được quy định rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ.

- Tiếp khách: quy định rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ nhiệm vụ cho phòng đầu mối tiếp khách, nếu các phòng chức năng tiếp thì phải được Lãnh đạo công ty phê duyệt. 

- Các hoá đơn, chứng từ hợp pháp khác kèm theo.

* Cách viết hoá đơn để được khấu trừ VAT và tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN:

- Hoá đơn, chứng từ phải ghi đúng nội dung, thời gian trên tờ trình Lãnh đạo, thời gian trên giấy đi đường....theo thực tế phát sinh.

- Với những hoá đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản.

- Đối với khái niệm tiếp khách thì trong pháp luật thuế TNDN không có từ nào là từ tiếp khách mà đó là hoạt động của công ty E với khách hàng thông qua dịch vụ ăn uống nên các doanh nghiệp lấy hóa đơn ghi từ "Tiếp khách" trên hóa đơn tài chính là không đúng qui định pháp luật thuế và pháp luật chuyên ngành (Khoản 2 điều 11 Luật doanh nghiệp 2005 về chức năng kinh doanh là ghi sai chức năng kinh doanh). Các nhà hàng, khách sạn chỉ có chức năng kinh doanh dịch vụ ăn uống chứ không có chức năng tiếp khách mà lại xuất hóa đơn tiếp khách nên ghi trên chứng từ như sau:

+ Đối với chứng từ chi (phiếu chi/ủy nhiệm chi) ghi là chi tiếp khách thực hiện công việc (hợp đồng ...) thì được vì hoạt động này liên quan đến khách hàng là liên quan đến sản xuất kinhh doanh.

+ Đối với hóa đơn tài chính thì phải ghi là: Dịch vụ ăn uống (kèm theo Bảng kê chi tiết đính kèm).

 Công ty G phát sinh hóa đơn đầu vào từ tháng 5/2014 đến tháng 11/2014 đã kê khai thuế: Tổng tiền thuế là: 15.653.860.820 VNĐ, doanh thu tương ứng: 354.651.239.400 VNĐ. Do lỗi kế toán không để ý tên công ty có từ và nhưng trên hóa đơn kế toán viết tắt là &. Hóa đơn đã phát hành, không thể sửa được nữa. Vậy công ty G cần có các thủ tục gì để khi các đoàn thanh kiểm tra đến làm việc, công ty không bị xuất toán hóa đơn?

* Trao đổi:

- Kế toán Công ty G viết tên công ty không đúng với tên công ty trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì về nguyên tắc là không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 

- Cả bên mua hàng lẫn kế toán công ty khi nhận hóa đơn, kê khai thuế đã không cẩn thận kiểm tra trước khi thanh quyết toán dẫn đến nhận hóa đơn sai.

- Theo K3 Đ20 TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của BTC thì hóa đơn viết sai tên công ty, hai bên mua bán đã kê khai thuế GTGT rồi thì hai bên phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh.

- Do số lượng hóa đơn đầu vào nhiều mà sai chữ "và" thành ký hiệu "&" nên công ty G có thể làm công văn xin ý kiến của cơ quan thuế quản lý để được chấp nhận hóa đơn viết như vậy. Nếu cơ quan thuế quản lý không đồng ý thì phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh.

 Trên đây là sáu tình huống mà nhiều kế toán doanh nghiệp có thể đã gặp phải trong rất nhiều tình huống có liên quan đến cách sử dụng hóa đơn GTGT. Tác giả hy vọng bài viết này sẽ giúp kế toán trong doanh nghiệp có thêm kinh nghiệm trong việc chuẩn hóa chứng từ là hóa đơn GTGT. Tác giả mong muốn nội dung bài viết này sẽ tiếp tục xuất bản thêm phần 2, 3… và được độc giả đón nhận.

 Tài liệu tham khảo

+ TS Trần Huy Hoàng - Tổng giám đốc Censtaf group, bài giảng khóa học đặc biệt

+ Chế độ kế toán Việt Nam theo TT 200/2014/TT-BTC

+ Các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)

+ TT 39/2014/TT-BTC, TT 78/2014/TT-BTC và các công văn của Tổng cục Thuế…

+ PGS TS Nghiêm Văn Lợi - Giáo trình kế toán thuế

+ Censtaf.edu.vn